Реферат: Создание и редактирование текстовых документов в текстовом процессоре word 9x

Реферат: Создание и редактирование текстовых документов в текстовом процессоре word 9x

Оглавление

Окно программы Word_________________________________________________________ 2

Методы представления документа_______________________________________________ 2

Работа с несколькими документами_____________________________________________ 2

Ввод и редактирование текста__________________________________________________ 3

Перемещение курсора_________________________________________________________ 3

Средства поиска и замены______________________________________________________ 3

Отмена действия ошибочных команд_____________________________________________ 3

Определение вида и начертания шрифта_________________________________________ 4

Выравнивание абзацев_________________________________________________________ 4

Форматирование абзацев_______________________________________________________ 5

Форматирование с помощью линейки____________________________________________ 5

Автоматизация форматирования. Стили__________________________________________ 5

Маркированные и нумерованные списки__________________________________________ 6

Преобразование текста в список___________________________________________________ 6

Оформление текста в несколько столбцов_______________________________________ 6

Создание таблиц______________________________________________________________ 7

Форматирование документов сложной структуры_________________________________ 8

Проверка правописания________________________________________________________ 8

Работа с планом документа____________________________________________________ 9

Создание форм и бланков______________________________________________________ 9

Указатели и оглавления_______________________________________________________ 10

Создание оглавления________________________________________________ 10

Предварительный просмотр и печать документов________________________________ 10

Окно программы Word

Структура окна Word 9x типична для приложений Windows. В нее входят элементы, необходимые для редактирования и формати­рования текстов. В верхней части окна располагаются панели команд, к которым относится строка меню и панели инструментов. После установки программы в ней но умолчанию присутствуют две панели инструментов — Стандартная и Форматирование. Однако если в ходе работы возникает необходимость в других панелях инструментов, их тоже можно открыть и расположить вдоль любой границы окна или отдельно.

Под панелями инструментов располагается линейка, проградуированная в сантиметрах или дюймах. Она помогает контролиро­вать размещение элементов страницы и управлять операциями форматирования,

Основную часть окна занимает рабочая область, содержащая окно редактируемого документа. Если окно документа развернуто на всю рабочую область, то оно совпадает с окном программы. Поэто­му в окне присутствуют два набора кнопок управления размером. Верхние кнопки относятся к программе, а нижние — к документу, и путать их не надо,

Вертикальная полоса прокрутки программы Word 9x имеет особен­ность. Под ней расположены три дополнительные кнопки перехода:

на страницу вверх и вниз или к избранному объекту, в качестве которою может выступать страница, раздел, таблица, сноска, заголовок, рисунок и т. п.

В самой нижней части okh;! располагается строка состояния. Она содержит справочную информацию о документе и индикаторы, указывающие на текущий режим работы.

Методы представления документа

Начинать работу по изучению программы Word 9x следует с загрузки готового документа. Такой документ должен иметь рас­ширение ,DOC. Загрузив произвольный документ, можно поэкспериментировать с режимами представления документа на экране. Таких режимом несколько.

1. Слева от горизонтальной полосы прокрутки располагаются четыре кнопки, позволяющие выбрать вид отображения документа в рабочей области.

2. Первая кнопка включает обычный режим. Этот режим использу­ют при простом уводе и редактировании текста. В этом режиме не отображаются специальные элементы страницы, рисунки и столбцы текста. Это режим предназначен только для работы с текстом.

3. Режим электронного документа наиболее удобен, если речь идет не о редактировании, а о просмотре готового документа. Слева открывается дополнительная панель с содержанием доку­мента. Она дает наглядное представление о структуре документа и обеспечивает удобный переход к любому разделу.

 В этом режиме на экране не отображаются кнопки выбора метода представления документа, поэтому в данный режим легко войти, но   сразу не сообразишь, как из него выйти. Надо воспользоваться меню Вид. В нем имеются нужные элементы управления.

4. В режиме разметки документ представляется на экране точно так, как он будет выглядеть при печати на бумаге. Этот режим наиболее удобен для операций форматирования.

5. Последняя кнопка открывает документ в режиме структуры. Этот режим удобен для работ над планом документа (составление, просмотр, редактирование).

Работа с несколькими документами

Активное окно документа имеет собственные кнопки: сворачиваю­щую, разворачивающую и закрывающую. После сворачивания окно документа отображается в виде небольшой панели в левом нижнем углу рабочей области. При разворачивании окно занимает всю рабочую область окна приложения. Название текущею файла переносится и строку заголовка приложения, а кнопки управления размером окна — в строку меню.

Размеры отдельных окон документов можно изменять методом протягивания. Это делается так же, как изменение размера обыч­ных окон приложений.

Для переключения в окно нужного документа можно щелкнуть кнопкой мыши в любом месте этого окна. Если же нужное окно полностью закрыто окнами других документов, то для переклю­чения можно использовать меню Окно. Оно содержит пункты, соответствующие каждому из открытых документов.

. Последовательно переключиться между открытыми окнами доку­ментов можно с помощью клавиатурных комбинаций. Комбинацией CTRL+F6 перебирают окна S прямом порядке, a CTRL+SHIFT+F6 — в обратном.

Команда Окно » Упорядочить все позволяет увидеть в рабочей области все окна документов одновременно, В этом случае окна располагаются друг над другом. Все они принимают одинаковый размер, а их суммарная высота соответствует высоте рабочей области. В таком режиме удобно работать только на мониторах большого размера. На менторах малого размера удобный прием состоит в раскладывании окон каскадом, но он выполняется вручную.

Ввод и редактирование текста

1. Окно текущего документа всегда содержит мигающую верти­кальную черту — курсор. Ввод текста осуществляется путем набора с клавиатуры, Вводимые символы появляются в месте расположения курсора. Курсор при вводе сдвигается вправо.

2. Чтобы вводимый текст замешал, а не сдвигал текст, имевшийся ранее, включают режим замены. Переключение режима замены осуществляют нажатием клавиши INSERT или двойным щелчком на индикаторе ЗАМ в строке состояния.

3. По достижении правого края страницы текст автоматически переносится на новую строку. Чтобы принудительно 'завершить строку и начать новый абзац, надо нажать клавишу ENTER.

Перемещение курсора

4. Установить курсор в нужное место документа проще всего щелчком мыши в нужной точке. То же можно выполнить кур­сорными клавишами. Прочие доступные клавиатурные комби­нации приведены и сопроводительной таблице.

Работа с фрагментами текста

5. Для удаления, копирования и перемещения фрагментов текста соответствующий фрагмент должен быть сначала выделен. Выделение фрагмента производится протягиванием мыши или любой 'командой перемещения курсора при нажатой клавише SHIFT.

6. Выделенный фрагмент удаляют нажатием клавиши DELETE или просто путем набора замещающего текста. Перемещение фрагмента можно осуществить методом перетаскивания, хотя намного удобнее использовать буфер обмена.

Средства поиска и замены

При работе с длинными документами иногда приходится вносить в них повторяющиеся изменения. Программа Word 9x имеет специальные средства для поиски и замены. Эти средства позволяют найти в тексте фрагмент, заданный в виде текстовой строки, и заменить указанную строку новым текстом. Команда поиска полез­на, когда известно, о чем говорится в нужном абзаце, но совер­шенно неизвестно, в какой части документа он располагается-

1. Диалоговое окно Найти и заменить открывают командой Прав­ка » Найти или комбинацией CTRL+F. Можно также щелкнуть на кнопке Выбор объекта перехода и на открывшейся панели выбрать значок Найти.

2. В поле Найти вводят фрагмент разыскиваемого текста.

3. Чтобы задать дополнительные параметры поиска, надо щелкнуть на кнопке Больше.

4. Дополнительные кнопки Формат ч Специальный позволяют разыскивать текст, отформатированный указанным образом, и специальные «непечатаемые» символы. Поиск начинается после щелчка на кнопке Найти далее.

5. Для автоматической замены найденного текста используют элементы управления вкладки Заменить.

6. Заменяющую строку вводят в поле Заменить на. Стандартный прием поиска и замены заключается в том, что по щелчку на кнопке Найти далее разыскивается очередное место, где задан­ная строка встречается в документе, а затем щелчком на кнопке Заменить выполняется замена (если она необходима). Если заранее известно, что замену следует произвести но всему доку­менту и во всех случаях, можно сразу щелкнуть на кнопке Заме­нить все.

7. Элементы управления вкладки Перейти используют для перехо­да к специфическому тексту или объекту, например к заданной странице, сноске или рисунку.

8. Тип объекта выбирают в раскрывающемся списке Объект перехода, после чего в поле Введите номер задают его абсолютный или относительный номер.

9. Переход выполняют щелчком на одной из кнопок Следующий, Предыдущий или Перейти.

Отмена действия ошибочных команд

Человеку, как известно, свойственно ошибаться, и работа в тек­стовом процессоре не является исключением. Ошибки, приво­дящие к потере больших фрагментов текста, могут потребовать значительного времени на их исправление, а если оригинал тек­ста не сохранился, то трудности могут быть непреодолимыми.

Текстовый процессор Word 9х обеспечивает своего рода «стра­ховку» oт подобных ошибок. Он позволяет отменять действие ошибочных команд и восстанавливать состояние документа, предшествующее неправильным операциям.

Отмену последней выполненной команды выполняют командой Правка > Отменить, кнопкой Отменить на панели инструментов или клавиатурной комбинацией CTRL+Z. Серия отмен позволяет отменить действие нескольких предыдущих команд.

Для отмены нескольких последних команд можно также щ щелкнуть на раскрывающей кнопке рядом с кнопкой Отменить на панели инструментов. При этом открывается список команд, отмена действия которых возможна.

Отмена подразумевает восстановление состояния документа таким, каким оно было до исполнения соответствующей команды. Поэтому при движении вниз по данному списку отменяемые команды выбираются автоматически. Выбранные команды выде­ляются цветом, а в нижней строке указывается общее число отме­няемых команд. Отмену группы команд выполняют щелчком мыши на последней отменяемой команде.

Если операция была отменена по ошибке, то сразу после этого ее можно повторить с помощью команды Правка Повторить, кнопки Вернуть или комбинации клавиш CTRL+Y. Последовательное выполнение такой операции позволяет повто­рить ряд отмененных команд. Кнопка Вернуть, как и кнопка Отме­нить, имеет раскрывающийся список, позволяющий повторить группу команд.

Повторение операций возможно только непосредственно после их отмены. Если вместо этого выполнить другую операцию, например ввод, то список повторяемых команд очищается, а кнопка Вернуть становится неактивной.

Определение вида и начертания шрифта

Один из наиболее простых и, в то же время, наиболее вырази­тельных способов изменения внешнего вида текста состоит в изменении шрифта, которым он написан. Правда, прикладные программы не занимаются управлением шрифтами. установлен­ными на компьютере, — этим занимается сама операционная сис­тема Windows- Прикладные программы в этом вопросе лишь опираются на операционную систему, хотя и могут создавать некоторые дополнительные специальные эффекты.

1. В Word 9x по умолчанию нее операции изменения шрифта применяются к выделенному фрагменту текста или, при отсут­ствии выделения, к слову, на котором располагается курсор. Для простейших операции по изменению вила и начертания шрифта используют панель инструментов Форматирование.

В раскрывающемся списке Шрифт выбирают гарнитуру, в спис­ке Размер шрифта определяют размер символов, а кнопками Полужирный, Курсив и Подчеркнутый изменяют их начертание.

2. Эффекты, недоступные с панели инструментов Форматиро­вание, можно создать в диалоговом окне Шрифт, которое открывают командой Формат > Шрифт или пунктом Шрифт в контекстом меню. В нижней части всех вкладок этого диало­гового окна приводится пример текста, написанного в соответ­ствии с заданными параметрами шрифта.

3. Элементы управления вкладки Шрифт соответствуют элемен­там панели инструментов Форматирование. Раскрывающийся список Подчеркивание предоставляет нестандартные варианты подчеркивания текста (например, двойной чертой или пункти­ром). Цвет отображения текста изменяют в раскрывающемся списке Цвет. Эта операция имеет смысл только для электрон­ных документов и документов, которые будут распечатываться на цветном принтере. Нестандартные эффекты оформления текста создают установкой флажков на панели Эффекты.

4. Элементы управления вкладки Интервал позволяют изменить интервал между символами. Благодаря этому текст может быть уплотнен или разрежен, что нередко используют в заголовках.

5. Средства вкладки Анимация используют для динамического оформления текста, но только в электронных документах.

Выравнивание абзацев

Основной смысловой единицей текста обычно является абзац. Поэтому команды выравнивания и операции форматирования предназначены для изменения внешнего вида отдельных абзацев.

Выравнивание абзаца — это расположение его текста в соответ­ствии с заданными правилами. Чаще всего речь идет о горизон­тальном выравнивании текста, то есть о его расположении между правым и левым полями страницы.

1. При выравнивании по левому краю все строки абзаца начинаются с одной и гой же позиции, то есть левый край абзаца образует вертикальную линию.

2. При выравнивании по правому краю то же можно сказать о пра­вой границе абзаца.

3. При выравнивании по ширине ровными оказываются и левая, и правая границы.

4- В случае выравнивания по центру строки располагаются симмет­рично относительно вертикальной оси, проходящей через середину страницы. Такое выравнивание нередко применяют для заголовков.

5. Книги, журналы и другие печатные издания и документы на русском языке традиционно оформляют с использованием выравнивания по ширине. В англоязычных документах обходятся только выравниванием по левому краю.

6. В программе Word выравнивание задают щелчком на соответ­ствующей кнопке на панели инструментов Форматирование. Из четырех кнопок (По левому краю, По центру, По правому краю и По ширине) может быть включена только одна.

Форматирование абзацев

1. Для полного форматирования абзаца используют диалоговое окно Абзац, которое открывают командой Формат > Абзац или с помощью пункта Абзац в контекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопки мыши.

2. Вкладка Отступы и интервалы определяет выравнивание абзаца И его размещение в потоке текста документа,

3. Способ выравнивания задают в раскрывающемся списке Вырав­нивание, Раскрывающийся список Уровень задает смысловой уровень абзаца в общей структуpe текста.

4. Панель Отступ определяет правую и левую границу абзаца

относительно правой и левой границ страницы.

5. Раскрывающийся список Первая строка позволяет задать нали­чие и размеры "красной строки» (абзацного отступа).

6. Панель Интервал позволяет задать промежутки между абзацами, а также между строками данного абзаца. Увеличенный интер­вал между абзацами нередко заменяет абзацный отступ,

7. Вкладка Положение на странице предназначена для формати­рования абзацев, попадающих на границу между страницами. Здесь можно запретить отрывать от абзаца одну строку, потре­бовать, чтобы абзац размещался на одной странице целиком, «присоединить» следующий абзац к данному или начать теку­щим абзацем новую страницу.

Форматирование с помощью линейки

Линейка не только предоставляет информацию о разметке документа, но и является мощным инструментом форматирования. Она позволяет управлять боковыми границами и позициями табуляции текущего абзаца. Границы абзаца задают путем перемещения (перетаскивания) специальных маркеров.

1. Треугольный маркер, расположенный слева внизу (острием вверх) задает левую границу для всех строк абзаца, кроме первой.

2. Перевернутый треугольный маркер слева вверху залает линию начала первой строки абзаца и позволяет сформировать абзац­ный отступ.

3. Квадратный маркер под линейкой — это элемент управления, всегда располагающийся непосредственно под треугольным маркером левой границы абзаца. При его перетаскивании оба маркера левой границы перемещаются вместе, с сохранением их относительного положения. Такое специальное оформление абзаца можно использовать при форматировании эпиграфов, особенно важных фрагментов текста, цитат и так далее.

4. Треугольный маркер, расположенный справа, задает правую границу текущего абзацу.

5. Линейку также используют для задания позиций табуляции. Позиции табуляции применяют, когда строка состоит из нескольких полей, например в несложной таблице. По умолча­нию позиции табуляции распола1аются через каждые полдюйма и отмечаются на линейке короткими вертикальными засечками.

6. Символ, обозначающий позицию табуляции, располагается на линейке слева. Он имеет вид «уголка». Щелкнув па нем, можно изменить вид символа табуляции и, соответственно, метод отоб­ражения текста.

Выбранный символ табуляции устанавливают щелчком на линейке. В дальнейшем его положение можно изменять перетаскиванием. Для удаления символа табуляции его перетаскивают за пределы линейки. После установки позиции табуляции вручную все пози­ции табуляции, задаш1ые по умолчанию и расположенные до нее, удаляются.

Автоматизация форматирования. Стили

В длинных документах большинство абзацев форматируется оди­наково. Точнее говоря, обычно существует несколько вариантов оформления абзаца, которые многократно используются внутри документа.

форматировать абзац вручную при каждом изменении текста неудобно, особенно если учесть, что, вероятнее всего, уже существует абзац, отформатированный так, как нужно. Программа Word решает эту проблему, позволяя производить форматирование по образцу, я также путем применения наперед заданных стилей фор­матирования.

1. Чтобы выполнить форматирование по образцу, надо устано­вить курсор на абзац, имеющий нужный метод форматирования, и щелкнуть на кнопке Формат по образцу. Далее можно щелкнуть на абзаце, формат которого требуется изменить, и он будет выглядеть точно так же, как выбранный в качестве образца.

2. Если требуется изменить формат нескольких абзацев, надо дважды щелкнуть на кнопке Формат по образцу. После внесе­ния всех необходимых изменении, надо еще раз щелкнуть на кнопке Формат по образцу или нажать клавишу ESC.

3. Стиль форматирования —- это совокупность всех параметров оформления, определяющих формат абзаца. Доступные стили перечислены в раскрывающемся списке Стиль, расположенном на панели инструментов Форматирование. В начале работы с программой Word этот список содержит перечень стилей, задан­ных по умолчанию.

4. При выборе одного из стилей, представленных в данном списке, изменяется формат текущего абзаца (абзаца, в котором располо­жен курсор) ми формат выделенного фрагмента.

5. С точки зрения компьютера абзацем считается любой фрагмент текста, ограниченный с двух сторон символами «.возврат каретки» (код 13). Этот код вводится в текст всякий раз, когда мы нажимаем клавишу ENTER. Этот код считается невидимым, поскольку ему не соответствует ни одна буква. Но увидеть его все-таки можно, если щелкнуть на кнопке Непечатаемые символы.

Маркированные и нумерованные списки

Упорядоченную информацию часто удобно представлять в виде списков. Так представляют инструкции (описания порядка дейст­вий), наборы поясняющих утверждении, перечни предметов или объектов.

Word поддерживает два вида списков ~ маркированные списки, в которых каждый пункт помечается одинаковым маркером, и нуме­рованные списки, где пункты последовательно Нумеруются.

1- Для преобразования существующего текста в нумерованный или маркированный список, надо выделить этот текст и щелкнуть на кнопке Нумерация или. соответственно, Маркеры на панели инструментов. Процессор Word автоматически преобразует новый абзац в элемент нумерованного списка, если он начинается с числа, за которым следует точка. Если абзац начинается с символа «звездочка» (*), то он автоматически преобразуется в элемент маркированного списка.

Последующие абзацы также рассматриваются как элементы начавшегося списка. При вводе элементов списка следующий абзац автоматически начинается с маркера или номера. Созда­ние списка заканчивают двукратным нажатием на клавишу ENTER в конце абзаца.

2. Чтобы изменить или настроить формат списка, следует дать команду Формат > Список или выбрать в контекстном меню пункт Список. При этом открывается диалоговое окно Список.

3. Вкладки Маркированный и Нумерованный позволяют выбрать вид маркера или способ нумерации списка. Если стандартное оформление списка не подходит, можно щелкнуть на кнопке Изменить и задать как вид, так и положение маркеров или номеров, а также пунктов списка.

4. Вкладка Многоуровневый позволяет задать специальный спи­сок, содержащий до девяти уровней пунктов, нумеруемых или маркируемых отдельно. Для перехода на более низкий уровень служит кнопка Увеличить отступ на панели инструментов Форматирование.

5. Для возврата на более высокий уровень служит кнопка Уменьшить отступ.

Оформление текста в несколько столбцов

В газетах и некоторых книгах (обычно словарях и энциклопедиях) информацию нередко представляют в несколько столбцов. Это связано с тем, что короткие строчки легче читать.

1. Для разбиения текста на столбцы его вводят обычным образом, затем выделяют и щелкают на кнопке Колонки. В открывшемся меню выбирают количество создаваемых столб­цов. По умолчанию столбцы имеют одинаковую ширину.

2. На линейке форматирования появляются маркеры столбцов. Перетаскиванием "этих маркеров изменяют положение проме­жутка между столбцами и его ширину.

3. Если несколько столбцов текста целиком размещаются на

одной странице, можно сделать так, чтобы колонки имели оди­наковую длину. Для этого надо дать команду Вставка » Разрыв, установить переключатель На текущей странице и щелкнуть на кнопке ОК.

4. Если стандартный метод формирования столбцов неудовлетво­рителен. следует использовать диалоговое окно Колонки, которое открывают командой Формат » Колонки.

5. На панели Тип этого диалогового окна приведены стандартные варианты размещения колонок. Кроме того, число колонок можно задать с помощью счетчика. В этом случае на панели Ширина и промежуток задают размеры колонок и величины интервалов между ними.

6. Если установить флажок Колонки одинаковой ширины, то все колонки и все интервалы между ними будут иметь одну и ту же ширину.

7. Флажок Разделитель позволяет отделить столбцы друг от друга вертикальной линией.

8. Раскрывающийся список Применить указывает, какую часть документа следует разбить на столбцы. Доступные варианты зависят от того, был ли предварительно выделен фрагмент текста.

9. Если установить флажок Новая колонка, то последующий текст документа располагается в начале нового столбца.

Создание таблиц

Самый простой способ создать таблицу r программе Word состоит в использовании позиций табуляции. Но этот способ недостаточно гибок потому что многие таблицы трудно представить в простой форме. Основной метод создания таблиц в программе Word не страдает от таких ограничений и предоставляет самые широкие возможности но отображению текст и рамках таблиц.

1. Небольшие таблицы создают с помощью кнопки Добавить таблицу на напели инструментов. Открывшаяся палитра позволяет быстро создать пустую таблицу.

. 2. Пустую таблицу с произвольным числом строк и столбцов создают с помощью команды Таблица > Добавить таблицу. Число строк и столбцов задают с помощью счетчиков диалого­вого окна Вставка таблицы.

3- Кнопка Таблицы и границы, а также команда Таблица » Нарисовать таблицу позволяют нарисовать таблицу в документе вручную. При этом открывается панель инструментов Таблицы и границы. Сначала рисуют внешний контур таблицы, а за тем разбивают ее на отдельные ячейки.

4. Строки или столбцы таблицы могут содержать разное число ячеек. Для этого сначала создают таблицу с равным числом ячеек в строках и столбцах, а потом объединяют или разделяют отдельные ячейки. Выделив необходимые ячейки, дают команду Таблица > Объединить ячейки или Таблица ^ Разбить ячейки.

5. Линии, разбивающие таблицу, можно рисовать или удалять вручную. На панели инструментов Таблицы и границы дан этой цели служат кнопки Нарисовать таблицу и Ластик.

Ввод в таблицу осуществляют по ячейкам, причем в любом порядке. Ячейка может содержать несколько абзацев текста. Клавиша TAB позволяет переходить от текущей ячейки к следующей- Каждую ячейку таблицы можно форматировать независимо от остальных. Более того. если щелкнуть на ячейке правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню пункт Направление текста, то стро­ки текста в ячейке таблицы можно расположить вертикально.

6. Если таблицу используют не как особый элемент оформления текста, а она действительно содержит «табличные данные», то ее можно отформатировать стандартным образом. Команда Таблица » Автоформат (или кнопка Автоформат на панели Таблицы и границы) позволяет применить один из готовых стандартных форматов, определяющих шрифты, [Ж' границы и цвета ячеек таблицы.

7. Для изменения границ и цвета заливки ячеек таблицы вручную служат кнопки Внешние границы и Цвет заливки на напели инструментов Таблицы и границы. Раскрывающиеся палитры, вызываемые этими кнопками, можно «оторвать» от соответству­ющих кнопок и использовать как независимые панели инстру­ментов.

Форматирование документов сложной структуры

Если открыть любую книгу (например, чту), то можно заметить, что помимо основного текста она содержит дополнительные эле­менты, размещаемые в верхней и нижней частях страницы (в част­ности. номера страниц). Такие элементы (их называют верхними и нижними колонтитулами) ооле1чают работу с длинными доку­ментами. Программа Word позволяет использовать колонтитулы для оформления книг и повышения их удобочитаемости.

t. Word рассматривает документ как последовательность разделов. В каждом разделе используется последовательная нумерация страниц и один набор колонн-пулов. Если эти данные в рамках документа должны меняться, следует разбить документ на раз­делы. Команда Вставка » Разрыв открывает диалоговое окно Разрыв, в котором надо включить один из переключателей группы Новый раздел, указывающий, с какой страницы начи­нается новый раздел.

2. Для настройки нумерации страниц надо дать команду Вставка » Номера страниц. При этом открывается диалоговое окно Номе­ра страниц, позволяющее указать, где именно должны распо­лагаться колонцифры. Для этого используют списки Положение и Выравнивание- Щелчок на кнопке Формат позволяет выбрать метод нумерации. Если документ разбит на разделы, страницы разных разделов могут нумероваться по-разному.

3. Для введения колонтитулов, содержащих дополнительную информацию, служит команда Вид » Колонтитулы. Колонтитулы могут располагаться на верхнем или нижнем полях страницы. Данная команда временно прекращает редактирование основ­ного текста документа, но зато дает возможность ввода текста в поле верхнего колонтитула. Одновременно открывается панель инструментов Колонтитулы. Она предоставляет дополнительные возможности, в том числе возможность перехода к редактиро­ванию нижнего колонтитула.

4. Кнопки панели инструментов Колонтитулы позволяют: вставить в колонтитул номер страницы, дату и время; просмотреть и скопировать колонтитулы других разделов; переключиться между верхним и нижним колонтитулами. Редактирование колонтитулов завершают щелчком на кнопке Закрыть или и о игорной командой Вид ^ Колонтитулы.

Проверка правописания

Текстовый процессор Word существенно облегчает создание гра­мотных и литературно правильных документов. Проверка текста и исправление ошибок в нем может производиться автоматически или вручную. Контроль опечаток и ошибок происходит уже по ходу ввода текста,

1. Неверное слово подчеркивается красной волнистой линией, а неудачное или неправильное словосочетание — зеленой линией.

2. Если щелкнуть на помеченном тексте правой кнопкой мыши, открывается контекстное меню с возможными вариантами ис­правлении ошибки. Можно выбрать любой из этих вариантов.

3. Пункт Добавить используют в тех случаях, когда слово пра­вильное, но отсутствует в словаре программы. Оно будет счи­таться правильным для всех последующих документов.

4. В ситуациях, когда словосочетание подчеркнуто зеленой линией, программе обычно трудно самой предложить правильный спо­соб исправления ошибки. В этом случае в контекстном меню приводится только правило, которое, но мнению программы, оказалось нарушенным.

5. Провести проверку правописания после создания документа позволяет командная кнопка Правописание. Получив такую команду, программа проверяет весь документ, останавливаясь при обнаружении ошибки и позволяя ее исправить.

6. Значок книги в строке состояния указывает на состояние режи­ма проверки правописания. Если значок помечен крестиком, значит, проверка не проводилась или были обнаружены ошибки. При отсутствии ошибок используется «галочка».

Литературное редактирование

Качество текста нередко можно улучшить, заменив слово более подходящим по смыслу - Обычно для этой цели используют словарь синонимов Программа Word содержит команду Сервис * Язык > Тезаурус, выполняющую те же функции.

7- В диалоговом окне Тезаурус слово, на которое указывал курсор, • помещается в список Синонимы для. Поле Значения содержит варианты значений слова. Поле со списком Замена синонимом

содержит найденные синонимы. 8. Выбрав подходящий синоним и щелкнув на кнопке Заменить, "окно заменить слово, входящее в исходный текст. Кнопка "поиск позволяет проводить поиск синонимов к синонимам, что расширяет круг доступных слов.

9. Программа может указывать на предложения, безупречные с грамматической точки зрения, но неудачные литературно, например, содержащие слишком много существительных или глаголов. Разумеется, предложить надежный автоматический способ устранения подобных недостатков программа не может.

Работа с планом документа

При работе с длинными документами нередко нужно охватить весь документ в целом и просмотреть или изменить его план. Часто само создание документа начинают с составления плана. В текстовом процессоре Word для этого используют режим структуры.

1. Переход в режим структуры выполняют щелчком на кнопке Режим структуры, которая располагается в левом ниж­нем углу окна документа. Можно также использовать команду строки меню Вид > Структура.

2. Структура документа фактически является его планом и представляет собой список заголовков различного уровня, имеющихся в документе.

3. При работе в режиме структуры на экране появляется панель инструментов Структура.

4- По умолчанию работа начинается с ввода заголовка первого (самою высокого) уровня. Для понижения уровня заголовка можно использовать клавишу TAB или кнопку Понизить уро­вень на панели инструментов Структура- Для повышения уровня используют кнопку Повысить уровень или комбина­цию клавиш SHIFT+TAB.

5. Знак «плюс» возле заголовка указывает на наличие подразделов. Щелчок на этом значке позволяет выделить весь соответствую­щий раздел. Метод перетаскивания позволяет переставлять заголовки вместе с соответствующими разделами с одного места

на другие.

6. Кнопки с цифрами на панели инструментов Структура позво­ляют свернуть все уровни ниже выбранного. Кнопки Свернуть и Развернуть позволяют сворачивать и разворачивать уровни заго­ловков поодиночке.

7. Когда план создан, ввод текста разделов выполняют в одном из обычных режимов. Переход выполняют с помощью пунктов меню Вид или щелчком на одной из кнопок в левом нижнем углу окна документа.

8. Если нужно одновременно видеть и структуру (план) документа и его содержание, следует дать команду Вид > Схема документа. В этом случае в левой части экрана открывается область, содер­жащая только заголовки. Переход к любому разделу документа выполняют щелчком на заголовке.

Создание форм и бланков

Анкеты, опросные листы и многие другие документы представляют собой бланки, предназначенные для заполнения и последующей обработки, Часто бланк также называют формой. Программа Word позволяет! создавать формы и бланки, которые можно распространять в электронном виде и заполняй, на компьютере.

Электронный бланк используется многократно. Поэтому он созда­ется не как обычный документ, а как шаблон. Шаблон является основой для других документов, а сам остается неизменным.

1. Чтобы создать шаблон, надо открыть диалоговое окно Создание документа с помощью команды Файл > Создать и установить в нем переключатель Шаблон.

2. Бланк содержит статические данные и пиля формы, в которые информация вносится при заполнении бланка. Содержимое бланка определяется при его создании.

3. Размещение полей формы удобнее всего осуществлять с помо­щью таблицы. В этом случае элементы формы можно точно позиционировать, и в случае необходимости перемещать группу элементов как единое целое.

4. Поля формы создаются в шаблоне с помощью панели инструментов Формы. Она открывается командой Вид > Панели инструментов » Формы.

5. В программе Word возможны три вила полей формы. Текстовые поля служат для ввода строк текста, флажки указывают на положительный или отрицательный ответ на вопрос, раскрывающиеся списки позволяют выбрать один из нескольких вариантов.

6- Настройку полей выполняют в диалоговом окне Параметры - Чтобы открыть его, следует выбрать поле и щелкнуть на кнопке Параметры поля формы на панели инструментов Формы.

7. Чтобы при заполнении формы данные можно было вносить только в поля формы, выполняется защита формы. Для этого надо щелкнуть на кнопке Защита формы на панели инструментов Формы.

8. Для использования формы надо дать команду Файл > Создать и выбрать в диалоговом окне Создание документа шаблон, соответствующий нужной форме. Поля формы выбираются клавиатурными командами TAB и SHIFT+TAB. Заполнив форму, ее можно сохранить в виде обычного документа или распечатать.

Указатели и оглавления

Почти все книги, содержат оглавление, а многие к тому же содержат в конце книги указатель терминов. Создание этих разделов отличается высокой трудоемкостью, но они упрощают просмотр и чтение документов. имеющих сложную структуру. Текстовый процессор Word позволяет автоматизировать создание оглавлений и указателей.

Создание указателя терминов

Создание указателя является достаточно сложной работой. Она выполняется в два этапа. Сначала подготавливают слова и терми­ны, включаемые в указатель, а потом этот указатель создают.

1. Слова, включаемые в указатель, необходимо предварительно пометить. Для этого выделяют нужное слово и нажимают комбинацию клавиш ALT+SHIFT+X. При этом открывается диалоговое окно Определение элемента указателя.

2. Выделенный текст переносится в это диалоговое окно. Его можно сразу принять как пункт указателя или сначала отредактирован,. В поде Дополнительный можно ввести один или два дополнительных элемента указателя (через точку с запятой). Поле Параметры определяет, как именно будет изображайся ссылка на данный термин в готовом указателе.

3. Включение выбранного о элемента в указатель выполняют щелчком на кнопке Пометить. Если щелкнуть на кнопке Пометить все, то в указатель будут включены все ссылки на данный тер­мин, имеющиеся в документе.

4. Такую операцию необходимо проделать со всеми терминами по всему документу. На этом заканчивается подготовительный этап.

5. Для создания указателя терминов надо перевести курсор в конец документа, ввести заголовок указателя и дать команду Вставка > Оглавление и указатели, открывающую диалоговое окно Оглавление и указатели.

г

6. Вкладка Указатель данного диалогового окна содержит эле­менты управления. позволяющие определить способ формати­рования указателя в документе.

7. Вид указателя в выбранном формате отображается в поле Обра­зец. Указатель терминов генерируется автоматически и встав­ляется в то место, где располагается курсор.

Создание оглавления

Создать оглашение заметно проще, чем указатель. Если для оформления заголовков использовались специальные стили, программа Word включит такие заголовки в оглавление автоматически.

8. Установив курсор в то место, куда будет вставлено оглавление, следует дать команду Вставка > Оглавление и указатели. В диалоговом окне Оглавление и указатели надо выбрать вкладку Оглавление.

Элементы управления данной вкладки позволяют задать формат оглавления и указать, какие из заголовков следует в пего включить. В некоторых документах имеет смысл даже создать два оглавления разной степени подробности.

Предварительный просмотр и печать документов

Форматирование документов особенно важно в тех случаях, когда документ предназначен не для просмотра в электронном виде, а для печати на бумаге. Процессор Word способен представить документ на экране точно в том же виде. в каком он будет выведен на печать, а также произвести саму печать при наличии принтера, подключенного к компьютеру.

1. Чтобы убедиться в том, что текст на бумаге будет выглядеть так, как надо, используют специальный режим предварительного просмотра. Для перехода в этот режим служит кнопка Предварительный просмотр или команда Файл ^ Предварительный просмотр.

2. В режиме предварительного просмотра документ нельзя редак­тировать. Управляющие кнопки на панели инструментов позво­ляют только изменять способ отображения.

3- Если внешний вид документа по каким-либо причинам не уст­раивает автора, следует подумать над оформлением документа. Возможно, стоит изменить параметры страницы. Для этого используют диалоговое окно Параметры страницы, которое открывают командой Файл » Параметры страницы.

4. Это диалоговое окно содержит четыре вкладки. Вкладка Поля позволяет задать поля листа бумаги со всех четырех сторон. Элементы вкладки Размер бумаги управляют размером листа бумаги и его ориентацией. На вкладке Макет расположены элементы управления, задающие специальные параметры, если документ должен распечатываться особым образом.

5. Щелчок на кнопке Печать на панели инструментов - самый быстрый, но не самый лучший способ распечатать документ. По такой команде документ печатается с параметрами, заданными по умолчанию. Если эти параметры еще не настроены и не проверены, то, скорее всего, отпечатанный документ придется выбросить в урну.

6. Поэтому в абсолютном большинстве случаев используют коман­ду Файл » Печать (или клавиатурную комбинацию CTRL+P). В этом случае открывается диалоговое окно Печать, позволяю­щее настроить параметры печати и свойства принтера по своему усмотрению.