Реферат: Разработка информационной технологии в ЗАО Гориславцев и К

Реферат: Разработка информационной технологии в ЗАО Гориславцев и К

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 5

1.ОСОБЕННОСТИ НОВОВВЕДЕНИЯ В ОБЛАСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ 7

2.ДИАГНОСТИКА ТЕКУЩЕГО СОСТОЯНИЯ ЗАО «ГОРИСЛАВ-ЦЕВ И КО» 25

3.ПРОЕКТИРОВАНИЕ И ВНЕДРЕНИЕ НОВОВВЕДЕНИЯ 42

4.ОБЕСПЕЧЕНИЕ УСЛОВИЙ ТРУДА И БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОПЕРАТОРА ПЭВМ 64

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 68

ПРИЛОЖЕНИЕ 69

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 75

ВВЕДЕНИЕ

В данной работе рассматривается инновационный проект по созданию и

внедрению на среднем торгово-сервисном предприятии новой информационной системы.

Инновация – это производство качественно иной экономической удовлетворенности. В условиях современного развития бизнеса в России уже недостаточно просто производить товары или услуги. Они должны улучшаться, становиться более экономичными. И предприятие не должно становиться больше, оно должно становиться лучше.

Рынок комплексных автоматизированных систем в России очень молод и существует только 2 – 3 года.

В период становления малого и среднего бизнеса не в каждой фирме такого класса был компьютер. Но в результате развития рынка компьютерной техники и снижения цен на технику, произошел процесс компьютеризации предприятий. Практически все современные малые и средние торговые предприятия ведут автоматизированный бухгалтерский учет и, так или иначе, используют ПК в повседневной работе. И все более возрастают требования к доступности и удобству использования информации, она начинает играть ключевую роль в современном бизнесе и позволяет планировать развитие организации и эффективно управлять ресурсами. И все более возрастает интерес к комплексным автоматизированным системам, как к средству систематизации и эффективной обработки информации о клиентах, поставщиках и всех хозяйственных операциях

И целью данной работы является создание проекта и описание мероприятий по внедрению системы для улучшения функционирования организации в целом, путем обеспечения эффективного управления ресурсами и системой. Это будет способствовать улучшению качества предоставляемых услуг за счет ускорения движения информации внутри организации, большей доступности информации для сотрудников фирмы и возможности интегрированного подхода к обслуживанию клиентов.

1. ОСОБЕННОСТИ НОВОВВЕДЕНИЯ В ОБЛАСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

1.1.Информационные технологии и значение их использования в условиях современного бизнеса

Роль информационных технологий (ИТ) на современном предприятии

Сегодня любое, предприятие имеет дело с потоками различной информации, которые нуждаются в быстрой и оперативной обработке. Количество информации зависит в основном от размера предприятия и вида деятельности, чем больше предприятие, тем больше объём и уровень сложности обрабатываемой информации. Огромную помощь здесь оказывают современные компьютерные информационные технологии, профессионально разработанная компьютерная информационная система может существенно облегчить жизнь бухгалтерии и руководителям, позволит вести оперативный учёт на предприятии быстро и точно, предоставит широкие возможности анализа, автоматизировав учётные операции, избавит от огромного количества лишней бумаги. К сожалению, многие даже достаточно крупные предприятия не используют эти возможности в своей работе, предпочитая держать десятки бухгалтеров со счётами в руках. В результате, часто из-за человеческих ошибок, это приводит к фактической потере контроля над финансовым состоянием предприятия, не позволяя руководителям принимать своевременные и правильные решения, нарушению сроков сдачи бухгалтерской отчётности и нарушению правил ведения учёта, что в свою очередь приводит к потерям от налоговых санкций.

Применение современных компьютерных технологий конечно требует немалых затрат от предприятия как на разработку и внедрение, так и на дальнейшее её обслуживание и развитие, поэтому многие предприятия не решаются внедрять их, кроме того в нашей стране многие руководители пока ещё не осознают ценность ИТ и стремятся сэкономить на их внедрении. Обычно, приобретая программный пакет за несколько сотен долларов, руководитель не рассчитывает на дополнительные затраты на адаптацию и внедрение, либо считает, что эти затраты должны быть незначительными и не превышать стоимости коробки с программой. Такая ситуация вызывает определённые трудности у российских фирм, занимающихся автоматизацией учета, при работе с клиентами, но к счастью ситуация постепенно изменяется, всё больше и больше руководителей осознают значимость ИТ на предприятии и необходимость вкладывать в это необходимые средства.

Основные составляющие ИТ

Информационные технологии на сегодняшний день имеют две основные составляющие: программная и аппаратная (Soft Ware & Hard Ware).

Программная часть это: операционная система и прикладное программное обеспечение (ПО).

Операционная система (ОС) обеспечивает ввод и вывод информации, функционирование приложений, доступ к данным на различных носителях, работу с сетями, а также ряд других различных функций необходимых для функционирования системы в целом.

Прикладная часть это то, что использует в своей работе конечный пользователь, обычно это всевозможные редакторы, электронные таблицы, средства управления базами данных (СУБД).

Программное обеспечение делится на клиентское и серверное. Для более эффективного использования вычислительных и информационных ресурсов были изобретены компьютерные сети, основной задачей которых является обмен данными между отдельными компьютерами, это позволяет многим пользователям совместно работать с одной и той же информацией и получать доступ к распределённым информационным ресурсам. Чтобы обеспечить наиболее быстрый доступ к информации и её быструю обработку применяются выделенные сервера сети. Обычно это наиболее мощные ЭВМ, которые могут обеспечить выполнение запросов от многих пользователей на доступ к информации или её обработку. Сервера подразделяются на два основных типа файл-серверы и серверы приложений (технология клиент-сервер), кроме этого ещё существует огромное множество типов серверов различных по своему функциональному назначению, но в нашем контексте нас интересуют только два перечисленных выше типа. При работе с файл-сервером клиенты лишь получают совместный доступ к информации, а её обработку выполняют самостоятельно. В случае же использования сервера приложений, основная тяжесть вычислений по обработке информации ложится на плечи сервера.

Серверное ПО это прежде всего надёжная ОС такие как: MS Windows NT, Novell NetWare, IBM OS/2 LANServer, Unix и др., а также серверные СУБД например Microsoft SQL Server или Oracle. Огромное число независимых производителей ПО в мире разрабатывают свои решения на основе этих систем, для применения в различных областях бизнеса, науки и образования. В России таковыми являются: «1С», «Интеллект-Сервис», «Галактика» и др.

Клиентское ПО призвано обеспечить работу пользователя, здесь уделяется особое значение удобству и простоте интерфейса, т.к. подразумевается более низкая квалификация пользователя в компьютерной области. Пользователи с помощью клиентского ПО получают возможность в простой и понятной форме адресовать свои запросы в систему, не задумываясь о том, как будет осуществляться выполнение.

Аппаратная часть выбирается исходя из требований ПО, соображений о надёжности хранения информации, а также наращиваемости и масштабируемости. Основными составляющими здесь являются: персональные компьютеры (ПК), серверы, сетевое коммуникационное оборудование (кабель, концентраторы, переключатели, маршрутизаторы и др.). При выборе оборудования можно обратиться к известным производителям, так называемый brand-name, например: Hewlett Packard, IBM, Packard Bell, Compaq, а можно к no-name, это большинство российских производителей. Естественно первый вариант является более дорогостоящим, но наиболее надёжным. Наиболее практичным решением может оказаться решение о приобретении наиболее критичных узлов системы серверов и коммуникационного оборудования от известных производителей, а для персональных компьютеров выбрать наиболее известного российского производителя, тем более, как показывает практика brand-name ПК практически не поддаются модернизации.

Большое значение в работе ИС играет однородность системы, однородность программной и аппаратной части позволяет эффективно управлять всей системой, производить её диагностику, быстро устранять неисправность. Поэтому идеальным вариантом является комплексная поставка оборудования и ПО под разработанный проект. Но такое может себе позволить не каждая организация, большинство фирм уже имеют какое-то оборудование и ПО, естественно они хотят использовать и эти ресурсы, пытаясь сэкономить. Обычно организация не может позволить себе сразу выкинуть несколько десятков тысяч долларов на комплексную поставку и предпочитает вкладывать деньги постепенно, докупая по несколько компьютеров в месяц. Такое положение дел создаёт дополнительные трудности при внедрении ИТ, и такое положение, пожалуй, ещё долго будет оставаться неизменным.

Программные продукты фирмы «1С», как средство разработки ИТ торгового предприятия.

Московская фирма «1С» основана в 1991 году и специализируется на дистрибуции, поддержке и разработке программного обеспечения и баз данных деловой ориентации. В штате фирмы более 110 специалистов. В 1998 году по результатам опроса участников рынка фирма «1С» признана самой профессиональной компьютерной компанией России.

Фирма «1С» специализируется на разработках в области бухгалтерского и телекоммуникационного программного обеспечения и дистрибуции через широко развитую сеть партнеров. Из своих разработок фирма «1С» больше всего известна бестселлером «1С:Бухгалтерия» (более 6.000 копий экземпляров программ в месяц) и программным обеспечением для телекоммуникаций «1С:Электронная почта» (более 1000 хостов в государственных и коммерческих организациях). Новые продукты «1С:Торговля и склад», «1С:Зарплата и кадры» и «1C:Бухгалтерия 7.5», входящие в состав системы программ «1С:Предприятие» являются достойным продолжением серии программного обеспечения для автоматизации предприятия.

Фирма «1С» имеет прямые договора с Microsoft, Symantec, IBM-Lotus, Novell, Borland, ПроМТ, Никита и более чем 50 других отечественных и зарубежных фирм-производителей программного обеспечения. Особое внимание фирма "1С" уделяет поддержке и расширению дистpибутоpской, франчайзинговой и дилерской сетей, которые объединяют основных торговых партнеров фирмы "1С", а также сети авторизованных учебных центров.

1.2.Инновации в области информационных технологий

Инновация – использование в той или иной сфере общества результатов интеллектуальной (научно-технической) деятельности направленных на совершенствование процесса деятельности или его результатов. Инновации могут относиться к сферам производства, экономических, правовых, социальных отношений, области науки, культуры образования, другим сферам деятельности общества[1].

Экономическая теория различает пять типов инноваций введение нового продукта, введение нового метода производства, создание нового рынка, освоение нового источника поставки сырья или полуфабрикатов, реорганизация структуры управления [2].

Термин инновация является синонимом нововведения или новшества.

Побудительные мотивы для нововведения можно подразделить на внутренние и внешние.

Внешние факторы - изменения в окружающем деловом мире. К ним можно отнести изменения банковских процентных ставок, обменного курса, цен на топливо, спроса, законодательства, конкурентной среды и другие.

Внутренние факторы – это процессы, происходящие внутри организации.

Принципиальные различия между внутренними и внешними обстоятельствами лежат в области управления, внешние изменения навязываются организации, на них не возможно влиять. И используется так называемый приспособленческий подход, то есть организация приспосабливается к полезным и вредным изменениям.

Внутренние нововведения появляются в результате планирования, принятия решений. Они более понятны и есть возможность их контролировать.

Под инновационным процессом понимается последовательная цепь событий, в ходе которых инновация вызревает от идеи до конкретного продукта, технологии или процесса.

Этот процесс не прерывается и после внедрения, новшество совершенствуется, делается более эффективным, приобретает новые потребительские свойства.

Инновационный менеджмент представляет собой самостоятельную область экономической науки и профессионально деятельности, направленную на формирование и обеспечение достижения любой организационной структурной инновационных целей путем рационального использования материальных и трудовых и финансовых ресурсов.

Задачи и функции инновационного менеджмента осуществляются только через деятельность особой категории специалистов, которых принято называть менеджерами.

Специфика инновационных процессов как объектов предопределяет особый характер труда менеджеров в этой сфере и требования, предъявляемые к ним.

Труд менеджера носит высоко творческий характер, требует разносторонних знаний, предполагает склонность личности к аналитической деятельности и умение концентрироваться в определенные моменты времени на ограниченных проблемах. Так как основным предметом труда менеджера является научно-техническая и управленческая информация, то обязательным условием его эффективной работы выступают знание современных информационных технологий и умение пользоваться ими[3].

Управление инновационным проектом – это процесс принятия и реализации управленческих решений, связанных определением целей, организационной структуры, планированием мероприятий и контролем за ходом их выполнения, направленных на реализацию инновационной идеи[3].

К числу основных принципов управления нововведением относятся:

• Принцип селективного управления, состоящий в поддержке проектов по приоритетным направлениям развития науки и техники и адресной поддержке инноваторов – авторов комплексных проектов.

• Принцип целевой ориентации проектов на обеспечение конечных целей. Этот принцип предполагает установление взаимосвязей между потребностями в создании инноваций и возможностями их осуществления. При этом конечные цели конкретных проектов ориентируются на потребности, а промежуточные – на конечные цели этих проектов.

• Принцип полноты цикла управления проектами. Этот принцип предполагает замкнутую цепь упорядоченность составных частей проектов как систем. Полный цикл процесса управления предполагает всю совокупность решений: от выявления потребностей до управления передачей полученных результатов.

• Принцип этапности инновационных процессов и процессов управления проектами. Данный принцип предполагает описание полного цикла каждого этапа формирования и реализации цели. Принцип этапности отражает свойство последовательного накопления информации при выполнении этапов и скачкообразный, качественный переход в новое состояние при удовлетворении внешних требований к завершению данного состояния.

• Принцип иерархичности организации инновационных процессов и процессов управления ими предполагает их представление с разной степенью детальности, соответствующей, определенному уровню иерархии. Все уровни деятельности согласуются между собой так, что нижестоящий уровень подчиняется вышестоящему, а состояния (принимаемые решения, цели, промежуточные и конечные результаты) процесса на выше стоящем уровне обязательны при определении состояний на нижестоящем.

• Принцип многовариантности при выработке управленческих решений. Для снижения степени неопределенности, характерной для инновационных процессов, необходим переход к многовариантной подготовке альтернативных решений о выборе состава конечных целей проектов, альтернативных способов их достижения, вариантов комплексного обеспечения работ, включая разный состав исполнителей, стоимость и длительность выполнения работ, материально-технические ресурсы и условия стимулирования исполнителей.

• Принцип системности, состоящий в разработке совокупности мер необходимых для реализации проекта, во взаимосвязи с концепцией развития системы в целом.

• Принцип комплексности. Имеется в виду что разработка отдельных увязанных между собой элементов проектной структуры, обеспечивающих достижение подцелей, должна осуществляться в соответствии с генеральной целью того или иного проекта.

• Принцип обеспеченности, состоящий в том, что все мероприятия, предусмотренные в проекте должны быть обеспечены различными видами ресурсов: финансовых, информационных, материальных, трудовых.

Обобщенно цикл управления можно представить двумя стадиями:

• Разработка инновационного проекта;

• Управление реализацией инновационного проекта.

На первой стадии определяются цели проекта и ожидаемые конечные результаты, дается оценка конкурентоспособности и перспективности результатов проекта, возможного эффекта, формируются состав заданий и комплекс мероприятий проекта, осуществляется планирование проекта и его оформление.

На второй стадии выбираются организационные формы управления, решаются задачи измерения, прогнозирования и оценки складывающейся оперативной ситуации по достижению результатов, затратам времени, ресурсов и финансов, анализу и устранению причин отклонения от разработанного плана, коррекция плана.

1.3.Системный подход к управлению нововведением

Для лучшего понимания необходимости системного подхода рассмотрим классификацию проблем на мягкие и жесткие.

При возникновении жесткой проблемы сегодняшнее и планируемое состояние системы ясны, не ясен переход из одного состояния в другое.

Действующие и противодействующие силы равны и для перевода системы в планируемое состояние надо либо усилить действующие силы, либо ослабить противодействующие.

При возникновении мягкой проблемы неизвестен не только переход, но и само новое состояние.

Таблица 1.1

Характеристика жестких и мягких проблем.

Реальные проблемы находятся между жесткими и мягкими проблемами.

ИМ СП ОР

ЖП МП

Реальные проблемы

Схема расположения реальных проблем и методы решения. Рис.1

ИМ - инженерные методы,

ОР - организационное развитие,

СП – системный подход,

ЖП – жесткий полюс,

МП – мягкий полюс.

В данной работе рассматриваем сложную слабо ограниченную проблему, приближенную к полюсу мягких проблем. Это определяется благодаря следующим положениям:

- возникшая ситуация не может быть описана однозначным образом;

- нет полной ясности о том, как осуществить нововведение;

- нет уверенного представления о том, что будет после осуществления нововведения;

- неизвестно, имеются ли достаточные ресурсы для осуществления нововведений;

- неясно, сколько человек будет задействовано в нововведении;

- нельзя сказать, угрожает ли нововведение кому-либо из сотрудников неприятностями.

Основная черта неограниченной проблемы – это отсутствие четко выраженной ограниченности. В данном случае границы проблемы неопределенные, размытые, т. к. существует множество подходов к проблеме.

Системный подход к управлению нововведением включает в себя три основных этапа:

• Диагностика;

• Проектирование;

• Внедрение.

Диагностика – это процесс выработки группой точки зрения, в соответствии, с которой необходимо рассматривать конкретную совокупность, связанную с нововведением проблемы и благодаря которой цели нововведения становятся предельно ясными.

На этапе проектирования предлагаются различные варианты нововведений.

На этапе внедрения производиться оценка вариантов заинтересованными сторонами, выбор окончательного варианта и его осуществление.

Обладателем проблемы является руководитель группы людей, который выделяет ресурсы для нововведения, с ним согласовывается каждый шаг.

Управление в стационарном режиме

Управление в стационарном режиме

1.Начало

В.

А

.

С.

Циклическая итерационная модель системного нововведения Рис.2

А – диагностика;

В – проектирование;

С – внедрение;

- в случае неудачи происходит зацикливание, оно может происходить на любом этапе;

- каждый шаг согласовывается с обладателем проблемы.

Рассматривая организацию как открытую систему надо иметь в виду следующие факторы, характеризующие основные свойства такой системы.

• Организации представленные в виде системы состоят из взаимосвязанных составляющих частей. Изменения в одной из частей приводит к изменению в других.

• Организация имеет свойство стремиться к равновесию. То есть система генерирует энергию, чтобы двигаться к равновесию. Если начать нововведение и не закрепить успех, то система вернется в старое состояние.

• Для продолжения существования организация как открытая система должна поддерживать благоприятные соотношения входных и выходных элементов с внешним окружением.

Это способность открытых систем обмениваться со средой массой, информацией, энергией. В закрытых системах существует полная изоляция от внешней среды.

1.4.Социальные аспекты инновационного менеджмента

В процессе внедрения нововведения менеджер сталкивается с целым рядом проблем, связанных с управлением персоналом требующих решения:

1. Проблема сопротивления.

2. Проблема власти.

3. Проблема управления переходным процессом.

Рассмотрим более подробно эти проблемы и возможные меры по их преодолению.

Проблема сопротивления.

Любой работник может оказать сопротивление по ряду причин:

1. Людям необходима определенная степень устойчивости, безопасности, а нововведение создает неизвестность, которая вызывает подозрительность.

2. Нововведение снижает чувство самостоятельности и самоконтроля.

3. Люди вырабатывают определенные шаблоны, которые позволяют им приспосабливаться к данной структуре и управлять ею. Нововведение означает, что надо будет искать новые способы, которые могут оказаться не столь эффективными как прежние.

4. Те, кто обладает властью, могут сопротивляться, боясь, что нововведение представляет угрозу их власти.

5. Идейные убеждения тех, кто уверен, что текущее состояние лучше, чем будущее.

Формы сопротивления могут быть самыми разными от прямого отказа до мнимого согласия.

Формы сопротивления нововведению могут быть самыми разными:

• прямой отказ;

• выдвижение предложений, которые торпедируют предлагаемое нововведение;

• «партизанская война» в ходе, которой план нововведения будет изуродован до неузнаваемости;

• мнимое согласие.

Решить проблему сопротивления можно созданием мотивации:

1. Обнаружение и показ неудовлетворенности текущим состоянием.

2. Обеспечение участия в нововведении.

3. Введение поощрений.

4. Предоставление людям времени и возможностей выйти из текущего состояния.

Проблема власти.

Любая организация состоит из различных людей, групп и их коалиций, которые борются между собой за власть

Эта борьба является естественной и ожидаемой. Она существует в текущем периоде и будет существовать в будущем периоде, но в переходный период она усиливается.

Так как нововведение открывает возможность сдвига равновесия власти в сторону различных групп или коалиций.

Для предотвращения такой борьбы необходимо принять ряд мер:

- создать и поддерживать общую организационную культуру;

- предоставить сотрудникам возможность открыто добиваться получения желаемой должности (конкурс на вакантное место);

- создать уверенность в том, что конфликты переходного периода не повлияют на баланс власти в организации.

Данные меры позволят избежать скрытого недовольства ситуацией, могут в определенной степени гарантировать стабильную деятельность организации, дают возможность прогнозировать действия сотрудников, что облегчает управление.

О